LVP-Präsidium beschäftigt sich mit Datenschutz und Regularien bei Startpassanträgen

Liebe Vereinsvertreterinnen und Vereinsvertreter,

im Präsidium des Leichtathletik-Verbandes Pfalz haben wir uns in unserer letzten Sitzung mit Fragen des Datenschutzes sowie mit der Dokumentation der Einwilligungen im Zusammenhang mit Startpassanträgen beschäftigt.

Mit der Unterschrift von Athletinnen und Athleten – bei Minderjährigen zusätzlich der Erziehungsberechtigten – wird sowohl der Beantragung des Startpasses als auch der Verarbeitung der hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten zugestimmt. Gleichzeitig erklären die Erziehungsberechtigten ihr Einverständnis zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb. Diese Zustimmung kann im Einzelfall auch versicherungsrechtliche oder juristische Bedeutung haben.

Durch die inzwischen mögliche elektronische Beantragung von Startpässen ist für den Verband selbst nicht mehr unmittelbar erkennbar, ob ein unterschriebener Antrag vorliegt. Grundsätzlich sehen wir die Verantwortung für das Vorliegen der unterschriebenen Originalanträge bei den jeweiligen Vereinen. Gleichzeitig möchten wir als Landesverband zu einer möglichst sicheren und nachvollziehbaren Dokumentation beitragen.

Das Präsidium hat daher beschlossen, dass bei elektronisch gestellten Startpassanträgen künftig zusätzlich eine eingescannte oder fotografierte Kopie des unterschriebenen Startpassantrags als Anlage im System hochgeladen werden muss.
Der Upload einer solchen Datei ist bei der elektronischen Beantragung im System LA.net3 problemlos möglich.

Um allen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben, gilt hierfür eine Übergangsfrist bis zum 15.4.2026. Nach Ablauf dieser Frist können Startpassanträge ohne entsprechende Anlage grundsätzlich nicht mehr bearbeitet werden.

Für bereits bestehende Startpässe bitten wir die Vereine weiterhin darum, die unterschriebenen Startpassanträge sorgfältig und für die Dauer der erforderlichen Nachweisführung aufzubewahren.

Darüber hinaus empfehlen wir den Vereinen, bei der Annahme von Startpassanträgen insbesondere bei minderjährigen Athletinnen und Athleten darauf zu achten, dass – beispielsweise bei getrennt lebenden Erziehungsberechtigten – möglichst beide Erziehungsberechtigten unterschreiben. Dies ist keine zwingende Voraussetzung für die Bearbeitung des Antrags, kann jedoch im Einzelfall versicherungsrechtlich oder juristisch von Bedeutung sein.

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass die Bearbeitung von Startpassanträgen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und auch Abwesenheiten auf der Geschäftsstelle möglich sein können. Wir empfehlen daher, Startpassanträge spätestens etwa zehn Tage vor dem Meldeschluss einer Veranstaltung zu stellen, an der die Athletin oder der Athlet teilnehmen möchte.

Bei Fragen oder Problemen stehen euch die Geschäftsstelle des Leichtathletik-Verbandes Pfalz sowie die Vertreterinnen und Vertreter des Verbandes selbstverständlich gerne unterstützend zur Verfügung.

Vielen Dank für eure Unterstützung und euer Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Leichtathletik-Verband Pfalz